Een webshop draait vaak maanden zonder haperen, tot de ochtend dat de bestellingen ineens wegblijven. Een mislukte update, een gehackte plug-in of een hostingstoring en je productpagina’s, klantgegevens en orderhistorie zijn weg of onbereikbaar. Wie dan een recente back-up heeft, is binnen een paar uur weer open. Wie die niet heeft, begint opnieuw.
Wat je precies moet bewaren
Veel webwinkeliers denken bij een back-up aan hun productfoto’s. Die zijn belangrijk, maar het gaat om meer. De database bevat je bestellingen, klantaccounts, voorraad en instellingen. Daarnaast staan er bestanden op de server: je thema, je plug-ins of modules, je afbeeldingen en de configuratie. Alleen de bestanden bewaren is dus niet genoeg, en alleen de database ook niet. Je hebt beide nodig om de shop terug te zetten zoals hij was.
Let ook op wat buiten je eigen server gebeurt. Een koppeling met je boekhouding, je betaalprovider of je voorraadsysteem bewaart zijn eigen gegevens, maar de instellingen van die koppelingen staan vaak bij jou. Noteer ze ergens veilig, anders zoek je na een herstel een middag naar de juiste sleutels.
Hoe vaak en waar je back-ups maakt
De vuistregel is simpel: maak een back-up zo vaak als je het kunt verdragen om werk te verliezen. Een shop met tien bestellingen per week komt weg met een dagelijkse back-up. Een shop die op een drukke dag honderden orders verwerkt, verliest bij een herstel van gisteren een hele dag aan bestellingen, en dan heb je nog klanten die betaald hebben zonder dat er een order bestaat. Zo’n shop kijkt beter naar een systeem dat vaker bewaart.
Bewaar de kopieën niet alleen op dezelfde server als je webshop. Gaat die server kapot of wordt hij gehackt, dan gaat je back-up mee. Laat een kopie op een andere plek staan, bij een andere partij of in een andere omgeving. Veel hostingpartijen bieden automatische back-ups aan, maar vraag na hoe lang ze bewaard worden en hoe je zelf iets terugzet. Een back-up die je niet kunt bereiken als het misgaat, helpt niemand.
Test of het herstel echt werkt
Dit is het onderdeel dat bijna iedereen overslaat. Een back-up die nooit is teruggezet, is een aanname. Plan daarom een paar keer per jaar een proef: zet de kopie terug in een testomgeving en kijk of de shop opstart, of producten kloppen en of een testbestelling doorkomt. Je ontdekt dan ook meteen hoe lang het duurt. Twee uur herstellen voelt heel anders als je niet weet wanneer het begint.
Er is ook een wettelijke kant. Als je klantgegevens verwerkt, vraagt de AVG in artikel 32 om passende beveiligingsmaatregelen. Daar hoort het vermogen bij om de beschikbaarheid van en toegang tot persoonsgegevens na een fysiek of technisch incident tijdig te herstellen. Je leest de tekst op gdpr-text.com. Een geteste back-up is een van de meest voor de hand liggende manieren om daaraan te voldoen.
Wat je klanten ervan merken
Klanten zien je back-ups nooit, tot ze het missen. Dan merken ze het aan een shop die dagen offline is, aan een bestelling die niet te vinden is of aan een mail met de vraag of ze hun order opnieuw willen plaatsen. Dat kost vertrouwen. Een webwinkel die snel weer in de lucht is en eerlijk laat weten wat er gebeurde, houdt de meeste klanten gewoon vast.
Vertrouwen staat of valt met zulke dingen, en daarom helpt een duidelijk keurmerk. Webshop Keurmerk is erkend door de Consumentenbond, en als je je shop op orde hebt, laat je dat zien aan bezoekers. Meer weten over aanmelden? Kijk op keurmerk.info. Begin vandaag met één simpele stap: controleer wanneer je laatste back-up is gemaakt en waar die staat.
Recente reacties