Bijna elke webshop heeft er een, en bijna niemand leest hem: de privacyverklaring. Toch is dit het document waarin je klanten vertelt wat je met hun naam, adres, e-mailadres en bestelgeschiedenis doet. Een webshop zonder duidelijke uitleg hierover wekt argwaan, en terecht. Wie een bestelling plaatst, geeft je een stukje vertrouwen mee.
Schrijf wat je werkelijk doet
De beste privacyverklaring begint niet bij een sjabloon, maar bij een rondje door je eigen bedrijf. Welke gegevens vraag je bij het afrekenen? Wie krijgt ze te zien? Je betaalprovider natuurlijk, de pakketdienst, misschien je boekhouder en het systeem waarmee je nieuwsbrieven verstuurt. Schrijf dat op, in gewone woorden, per doel: bestelling afhandelen, factuur bewaren, klantenservice, nieuwsbrief.
Stel dat je een verklaring van een grote shop kopieert en er staat een koppeling met een advertentieplatform in die je zelf nooit hebt gebruikt. Zo’n tekst klopt niet, en dat is precies wat je wilt voorkomen. De AVG vraagt dat je mensen duidelijk informeert over welke gegevens je verwerkt, waarom, hoe lang je ze bewaart en welke rechten ze hebben. Hoe de wettelijke teksten precies luiden, lees je op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Maak hem vindbaar en leesbaar
Zet de link in de footer van elke pagina en direct bij het afrekenen, naast de algemene voorwaarden. Een klant die twijfelt, wil niet zoeken. Houd de zinnen kort en vermijd juridisch jargon waar het niet nodig is. Een verklaring van vijf schermen vol vakwoorden voldoet misschien op papier, maar niemand begrijpt hem.
Vermeld ook hoe iemand inzage, correctie of verwijdering van gegevens kan vragen. Een mailadres is genoeg, zolang je er ook echt op reageert. Spreek met jezelf een vaste termijn af en houd je eraan. Dat is een kleine moeite die veel vertrouwen oplevert.
Wat als het misgaat
Een privacyverklaring is ook een belofte, en die moet je kunnen waarmaken. Denk aan wat er gebeurt bij een datalek. Zodra je weet dat er persoonsgegevens zijn weggelekt, loopt er een klok: een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet in beginsel binnen 72 uur, tenzij het lek geen risico voor de betrokkenen oplevert. Ook lekken die je niet meldt, noteer je in een eigen register. Wie te laat is, riskeert een boete. Booking.com kreeg er in 2021 een van 475.000 euro voor het te laat melden van een datalek, dus dit is geen theorie.
Spreek daarom vooraf af wie in je team wat doet als het misgaat, en wie de melding verzorgt. Dat kost een middag en bespaart je in een crisis veel paniek.
Laat zien dat je het serieus neemt
Klanten letten op signalen. Een nette privacyverklaring, duidelijke bedrijfsgegevens en een beveiligde betaalpagina vertellen samen een verhaal van een winkel die op orde is. Dat verhaal wil je ook uitdragen als je je aansluit bij Webshop Keurmerk, waar je shop zichtbaar maakt dat je betrouwbaar zaken doet. Meer informatie en aanmelden kan via keurmerk.info.
Begin vandaag klein: lees je huidige privacyverklaring één keer kritisch door, schrap wat niet klopt en vul aan wat ontbreekt. Plan een herhaling in zodra je een nieuwe tool of verzendpartner kiest. Zo blijft de tekst kloppen met je dagelijkse werk.
Recente reacties